كيف يتم تحليل الوظائف خطوة بخطوة؟

لا توجد طريقة واحدة تناسب جميع الشركات أو الوظائف، لكن يمكن بناء عملية واضحة تبدأ بتحديد الهدف وتنتهي بمراجعة النتائج وتحديثها عند الحاجة.

1. تحديد الوظيفة ونطاق التحليل

ابدأ بتحديد الوظيفة التي تريد تحليلها والسبب وراء ذلك.

هل الهدف هو تحديث الوصف الوظيفي؟ تحسين التوظيف؟ مراجعة توزيع العمل؟ تحديد الاحتياجات التدريبية؟ أم فهم سبب اختلاف العمل الفعلي عن المسؤوليات المسجلة؟

تحديد الهدف من البداية يساعد على معرفة المعلومات التي تحتاج إلى جمعها والطريقة المناسبة للحصول عليها.

2. جمع المعلومات

يمكن جمع المعلومات من أكثر من مصدر، مثل الموظف الذي يشغل الوظيفة، والمدير المباشر، والوصف الوظيفي الحالي، وسجلات العمل، والمشروعات المرتبطة بالدور.

الاعتماد على مصدر واحد قد يعطي صورة ناقصة، خصوصًا عندما تختلف المسؤوليات المكتوبة عن طريقة تنفيذ العمل فعليًا.

3. تحديد المهام والمسؤوليات

قسّم العمل إلى مهام واضحة، ثم ميّز بينها وبين المسؤوليات الأوسع.

فمثلًا، قد تكون إدارة حسابات العملاء مسؤولية، بينما تشمل المهام المرتبطة بها إعداد التقارير، ومتابعة الطلبات، والرد على الاستفسارات، وتحديث بيانات العملاء.

هذا التفصيل يجعل من السهل فهم طبيعة العمل ومراجعة الوقت والجهد وتوزيع المسؤوليات.

4. تحديد المهارات والمتطلبات

بعد فهم المهام، حدد المهارات والمعرفة اللازمة لإنجازها.

لا تضع قائمة طويلة من المتطلبات لمجرد أن الوظيفة تبدو متخصصة. ركز على المهارات التي يحتاجها الموظف فعلًا لإنجاز المهام وتحقيق النتائج المطلوبة.

5. تحليل الوقت والجهد

عندما تسمح طبيعة العمل بذلك، يمكن الانتقال من التقدير إلى البيانات الفعلية.

قد يعتقد المدير أن مهمة معينة تستغرق جزءًا صغيرًا من وقت الموظف، بينما تكشف بيانات العمل أنها تستهلك وقتًا أكبر بسبب المتابعة أو التعديلات أو الاجتماعات المرتبطة بها.

الوقت وحده لا يحدد قيمة المهمة أو إنتاجية الموظف، لكنه يساعد على فهم حجم الجهد وتوزيع العمل بصورة أكثر واقعية.

6. مراجعة المعلومات مع الموظف والمدير

لا ينبغي أن يتم تحليل الوظيفة عن الموظف ومن دونه.

ناقش النتائج مع الموظف ومديره المباشر للتأكد من أن المعلومات تعكس العمل الحقيقي، وفهم أسباب الفروقات بين ما هو متوقع وما يحدث فعليًا.

7. توثيق النتائج

بعد مراجعة المعلومات، وثّق النتائج بصورة يمكن الرجوع إليها عند تحديث الوصف الوظيفي، أو مراجعة المهارات المطلوبة، أو إعادة توزيع المسؤوليات.

التوثيق الجيد ليس مجرد جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات، بل تنظيمها بطريقة واضحة وقابلة للاستخدام.

8. تحديث التحليل عند تغير طبيعة العمل

الوظائف لا تبقى ثابتة بالضرورة.

قد يتغير نطاق الدور بعد إطلاق مشروع جديد، أو إدخال أداة جديدة، أو إعادة توزيع المسؤوليات، أو تغير طريقة العمل داخل الفريق.

لذلك من الأفضل مراجعة التحليل عندما تتغير طبيعة الوظيفة بدل اعتباره وثيقة نهائية لا تتغير.