لكي يكون تقييم أداء الموظفين أكثر موضوعية، لا تبدأ بالدرجة التي تعتقد أن الموظف يستحقها. ابدأ بتحديد ما الذي ستقيسه، ثم اجمع الأدلة، وبعد ذلك اربط الأداء بالدرجة المناسبة.

يمكن تطبيق العملية في الخطوات التالية:

1. تحديد معايير تقييم واضحة

أول خطوة في تقييم الأداء للموظفين هي تحديد ما الذي ستقيسه بالضبط قبل وضع أي درجة أو حكم على أداء الموظف.

ومن أشهر معايير تقييم الأداء الوظيفي:

• الإنتاجية: هل ينجز الموظف المهام المطلوبة ضمن الوقت والموارد المتاحة؟
• جودة العمل: هل يقدم نتائج دقيقة وتلتزم بالمستوى المطلوب؟
• الالتزام بالمواعيد: هل ينجز المهام والمشروعات في المواعيد المحددة؟
• العمل الجماعي: هل يتعاون بفاعلية مع زملائه ويسهم في تحقيق أهداف الفريق؟
• حل المشكلات واتخاذ القرار: هل يستطيع تحليل المشكلات واقتراح حلول مناسبة واتخاذ قرارات في الوقت المطلوب؟

ليس من الضروري استخدام المعايير نفسها لكل الموظفين. فالمعيار المناسب لموظف مبيعات قد لا يكون مناسبًا لمحاسب أو موظف خدمة عملاء.

الأفضل أن ترتبط المعايير بطبيعة الوظيفة ومسؤولياتها وأهدافها الفعلية، وأن تكون قابلة للملاحظة والقياس قدر الإمكان.

مثال: إذا حددت المؤسسة هدفًا يقضي بإنجاز 90% من المهام ضمن المواعيد المحددة، يمكن استخدام هذه النسبة كأحد الأدلة عند التقييم. هذه النسبة هنا هدف افتراضي تحدده المؤسسة، وليست معيارًا عالميًا ثابتًا لجميع الوظائف.

قاعدة: كلما كانت معايير التقييم محددة ومرتبطة بالوظيفة، قلّ اعتماد التقييم على الآراء والانطباعات الشخصية.

2. اختيار مقياس تقييم واضح

بعد تحديد المعايير، تحتاج إلى نظام درجات متسق يساعدك على تحويل نتائج التقييم إلى مستوى أداء مفهوم.

من الأنظمة العملية الشائعة استخدام مقياس من 5 درجات، مع إمكانية تعديله وفق طبيعة المؤسسة والوظيفة:

كيف تختار الدرجة المناسبة؟

لا تمنح الدرجة بناءً على الانطباع العام عن الموظف، بل اربطها بـالمعيار والأهداف والأدلة المتاحة خلال فترة التقييم.

مثال: إذا كان معيار الإنتاجية يتطلب إنجاز 90% من المهام في مواعيدها، وحقق الموظف هذا المستوى بشكل منتظم مع جودة مناسبة، فقد تكون درجة 3 «جيد» مناسبة وفق سلم المؤسسة. أما إذا تجاوز الهدف باستمرار وحقق نتائج أعلى من المتوقع، فقد تكون درجة 4 أو 5 مناسبة وفق المعايير المحددة مسبقًا.

ولا ينبغي أن يحصل الموظف على درجة منخفضة بسبب خطأ واحد فقط إذا كان أداؤه خلال فترة التقييم يحقق المتطلبات. الأفضل النظر إلى النمط العام للأداء والأدلة المتراكمة، مع توثيق أسباب الدرجة.

قاعدة مهمة: الدرجة لا تعكس مدى إعجاب المدير بالموظف، وإنما مدى تحقيق الموظف للمعايير والأهداف المحددة خلال فترة التقييم.

3. جمع بيانات حقيقية وليس انطباعات

بعد تحديد المعايير ومقياس الدرجات، تأتي خطوة أساسية: جمع الأدلة التي ستعتمد عليها عند تقييم أداء الموظف.

وهنا يقع أحد أكثر أخطاء تقييم الأداء شيوعًا: الاعتماد على الذاكرة أو الانطباع العام بدل مراجعة ما حدث فعليًا خلال فترة التقييم.

يمكن الاستناد إلى مصادر متعددة، مثل:

• تقارير الأداء: لمراجعة النتائج والإنجازات.
• مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs): عندما تكون مرتبطة بأهداف الوظيفة.
• سجلات المهام والمشروعات: لمعرفة ما تم إنجازه وموعد الإنجاز ومستوى الجودة.
• الإنجازات والملاحظات الموثقة: مثل المشروعات المكتملة أو التحسينات أو ملاحظات العملاء والزملاء عندما تكون ذات صلة بالمعيار.
• سجلات المتابعة: التي توضح التقدم أو العوائق خلال فترة التقييم.

مثال عملي: قد يعتقد المدير أن موظفًا يتأخر باستمرار في إنجاز مهامه لأنه يتذكر عدة حالات تأخير. لكن عند مراجعة السجلات، قد يتضح أن الموظف أنجز 95% من مهامه في المواعيد المحددة، وأن التأخيرات اقتصرت على حالات محددة لها أسباب موثقة.

هنا تساعد البيانات على تكوين حكم أكثر دقة بدل الاعتماد على الذاكرة وحدها.

ويمكن لأدوات إدارة المهام وتتبع الوقت والأنظمة الرقمية أن تساعد في جمع بعض البيانات تلقائيًا، مثل أوقات إنجاز المهام وحالة المشروعات وساعات العمل المسجلة.

لكن هذه البيانات لا تكفي وحدها للحكم على الأداء؛ فالوقت المسجل أو عدد المهام المنجزة لا يوضح دائمًا جودة العمل أو أثره.

قاعدة مهمة: كلما كانت البيانات دقيقة ومرتبطة بالمعيار ومستخدمة ضمن سياق واضح، أصبح التقييم أكثر موضوعية.

4. تقييم كل معيار بناءً على الأدلة

بعد جمع البيانات، تبدأ عملية تقييم أداء الموظف فعليًا.

بدل أن تبدأ بالدرجة النهائية، قيّم كل معيار بشكل مستقل:

1. حدد ما تحقق فعليًا.
2. قارنه بالمعيار أو الهدف المحدد.
3. راجع الأدلة التي تدعم النتيجة.
4. اختر الدرجة وفق سلم التقييم.
5. اكتب سبب الدرجة باختصار.

يمكن تبسيط هذه العملية في قاعدة واحدة:

الدليل → المعيار → الدرجة → سبب الدرجة

مثال: إذا كان معيار الالتزام بالمواعيد يتطلب إنجاز 90% من المهام في موعدها، وأظهرت السجلات أن الموظف أنجز 95% منها في الموعد، فهذه البيانات تدعم تقييمًا جيدًا في هذا المعيار وفق سلم المؤسسة.

أما إذا أظهرت مراجعة جودة العمل وجود أخطاء متكررة، فيجب تقييم هذا المعيار بشكل مستقل، حتى لو كان الموظف متعاونًا جدًا مع الفريق.

وهنا تظهر قاعدة أساسية:

قيّم الأداء، وليس الشخص.

لا تسأل:

«هل أحب العمل مع هذا الموظف؟»

بل اسأل:

«ما الذي أنجزه؟ وما مستوى أدائه مقارنة بالمعايير؟ وما الأدلة التي تبرر هذه الدرجة؟»

كما يجب تجنب بعض الانحيازات الشائعة، مثل:

• انحياز الحداثة: إعطاء وزن أكبر للأحداث الأخيرة ونسيان بقية الفترة.
• انحياز الانطباع العام: السماح لسمة واحدة جيدة أو سيئة بالتأثير في التقييم كله.
• التحيز الشخصي: التأثر بالعلاقة الشخصية مع الموظف.
• مقارنة الموظفين ببعضهم بدل المعايير: تقييم شخص لأنه أفضل أو أسوأ من زميله، بدل مقارنته بالمستوى المطلوب لوظيفته.

5. كتابة ملاحظات تقييم مهنية

لا تكتفِ بالأرقام والدرجات. يجب أن توضح الملاحظات ما الذي حققه الموظف، وأين يحتاج إلى تطوير، وما الخطوة التالية.

حاول الإجابة عن ثلاثة أسئلة:

• ماذا يفعل الموظف بشكل جيد؟
• أين يحتاج إلى تحسين؟
• ما الإجراء التالي؟

ولكتابة ملاحظة مهنية، استخدم هذا التسلسل:

النتيجة أو السلوك ← الدليل ← الأثر ← الخطوة التالية

مثال:

«أنجز الموظف 94% من مهامه ضمن المواعيد المحددة خلال فترة التقييم، مما يعكس مستوى جيدًا من الإنتاجية والالتزام. ويحتاج إلى تحسين التواصل مع أعضاء الفريق، خصوصًا عند وجود عوائق قد تؤثر في موعد التسليم. ويوصى بتحديد نقاط متابعة أسبوعية خلال الربع القادم لمراجعة التقدم وتحسين التنسيق.»

هذه الصياغة أفضل من كتابة «أداؤه جيد» أو «يحتاج إلى تحسين» لأنها توضح ما حدث، وما الدليل، وما أثره، وما الذي يجب فعله لاحقًا.

وتجنب أوصافًا عامة مثل «غير متعاون» أو «غير مهتم بالعمل» ما لم تكن لديك سلوكيات أو وقائع محددة تدعمها.